Відповідно до вимог Інструкції про порядок розгляду звернень громадян та особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях,
що належать до сфери його управління, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 18.03.2004 №342/8941 (із змінами і доповненнями) діловодство, пов`язане із
зверненнями громадян, ведеться окремо від інших видів діловодства та покладається на одного з працівників управління відповідно до його функціональних обов`язків.
Реєстрація звернень громадян здійснюється централізовано в управліннях юстиції.
Журнали реєстрації звернень громадян та обліку особистого прийому громадян мають бути прошиті, прошнуровані, пронумеровані, підписані посадовою особою та
скріплені печаткою. Записи в журналах за попередні роки повинні бути закриті підсумковими записами.
Резолюція ставиться безпосередньо на документі, нижче реквізиту “Адресат”, паралельно до основного тексту або на вільній площі
лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання. Резолюція складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку,
змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника та дати.
Крім того, звертаємо увагу на неухильному дотриманні ДСТУ 4163-2003, затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 №55 при оформленні відповідей
на звернення громадян. Зокрема:
1) дата оформляється цифровим способом, яка наводиться арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.
Дата відповіді ставиться поряд із реєстраційним індексом ліворуч на спеціально відведеному місці на бланку;
2) якщо документ надсилається фізичній особі, то у називному відмінку зазначаються прізвище, ім`я, по батькові (або ініціали) адресата.
3) адреса зазначається у такій послідовності: вулиця, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.
4) прізвище виконавця і номер його телефону проставляється на нижньому полі останнього аркуша документа ліворуч, нижче реквізиту 23, шрифтом розміром 8-12.
Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на Закон і викладенням мотивів
відмови, а також із роз`ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
В.о начальника Горохівського районного управління юстиції, начальник реєстраційної служби В.Волошина
