Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17 серпня 1993 р. за № 110, постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 р. № 637 „Про затвердження наявного трудового стажу для призначення пенсії за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній" основним документом про трудову діяльність працівника, та документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка.
Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності або у фізичної особи понад п'ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.
Слід зазначити, що у випадку, коли громадянин загубив трудову книжку (вкладиш до неї), він зобов'язаний негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після поданої заяви, а в разі ускладнення - в інші строки власник або уповноваженому ним органу видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом "Дублікат" в правому верхньому кутку першої сторінки.
Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділі "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження" і "Відомості про заохочення" при заповненні вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).
Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділ "Відомості про роботу" у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.
Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; до графи 3 пишеться найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робоче місце), на яку було прийнято працівника. Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника.
Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на постійну роботу на тому ж самому підприємстві, то про це робиться відповідний запис.
Після цього у графі 2 записується дата звільнення, а в графі 3 - причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.
У тому разі, коли документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу у минулому, в дублікат трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є у документах.
У графі 4 зазначаються дата і номер документа (з поверненням особі), на підставі якого до дублікату внесено записи. Зі свого боку, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний сприяти працівникові в одержанні документів, що підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.
Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена і т. ін.), то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї).
При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис: "Замість видано дублікат", а книжка повертається її власнику. При влаштуванні на нове місце роботи працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.
Також варто зауважити, що якщо трудова книжка працівника загублена підприємством внаслідок стихійного лиха або з інших причин, то йому видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості.
За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, а також архівними установами, куди потрібно звернутися особі в тому випадку, якщо підприємство ліквідовано.
За відсутності документів про наявний стаж роботи і неможливості їх одержання у зв'язку з військовими діями, стихійним лихом, аваріями, катастрофами або іншими надзвичайними ситуаціями стаж роботи встановлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації або в одній системі.
За відсутності документів про стаж і неможливості їх одержати внаслідок ліквідації підприємства або відсутності архівних даних з інших підстав ніж ті, які викладені вище, трудовий стаж встановлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації або в одній системі і мали документи про свою роботу за час, стосовно якого вони підтверджують роботу заявника.
Підтвердження показаннями свідків пільгового стажу роботи чинним порядком не передбачено.
Головний спеціаліст управління юстиції З.В. Азаріна 28.05.2013
