Реєстрація документів - це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в документах інформації. Реєстрація законів України, постанов та листів Верховної Ради України, указів, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України проводиться централізовано. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання й використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як і ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших органів і приватних осіб, а також пропозиції, заяви і скарги громадян. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК. На документах, які надійшли до установи, проставляється вхідний номер. Він має вигляд реєстраційного штампа, який проставляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч (на листах-відповідях) та штрих-коду на листах, які пройшли комп'ютерну реєстрацію. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється лише один раз: вхідні (первинні) - у день надходження, або на наступний день, створені (за ініціативи установи) - у день підписання або затвердження. Якщо питання викладені в листі не відносяться до компетенції структурного підрозділу зазначеного у резолюції, то документ передається через службову записку на ім'я начальника або першого заступника начальника установи, який за розподілом функціональних обов'язків відповідає за дане питання. Факт передачі документа фіксується у реєстраційній картці. При передачі для виконання зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.
Начальник управління Б.Я.Довгополова-Савотюк 20.03.2013
