Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, що присвоюються документам при реєстрації і вказують на місце їх складання, виконання та зберігання. Індекси вхідних за реєстраційною системою і створюваних установою документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які стосовно завдань пошуку можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, структурних підрозділів, кореспондентів, виконавців тощо. Приклад:

865/03-8,

де 865 – порядковий номер, 03-8 – індекс справи за номенклатурою справ.

Індекс спільного нормативно-правового акту (наказу) повинен складатися з індексів органів, що видали його, і який проставляється через дріб. При реєстрації вихідного листа (за ініціативою установи), йому надається реєстраційний індекс, який складається з індексу підрозділу (що створив документ), індексу кореспондента, за номенклатурою відомчої картотеки справ, (проставляється співробітниками підрозділу де створено документ) та порядкового номера по реєстраційному журналу вихідної кореспонденції, що ведеться в установі.

Приклад:

03-7/55,

де 03- індекс структурного підрозділу; 7- індекс кореспондента за відомчою номенклатурою; 55 - порядковий номер по журналу реєстрації.

При реєстрації вихідного листа (листа-відповіді) йому надається реєстраційний індекс, який складається з вхідного індексу (який було присвоєно при реєстрації документа) та через дріб індексу структурного підрозділу (що надає відповідь).

Приклад:

10-21-648/10,

де 10-21-648 - індекс, який було присвоєно при реєстрації документа, який надійшов до установи; 10 - індекс структурного підрозділу установи.

Начальник управління Б.Я.Довгополова-Савотюк 20.03.2013